En este artículo, obtendrás más información sobre cómo vincular tu cuenta de Manychat con Google Sheets y cómo transferir de forma sencilla los datos de tus contactos a tablas mediante acciones en automatizaciones.
Vincular tu cuenta de Google
Primero, tienes que vincular tu cuenta de Google con Manychat:
- Ve a Settings (Configuración) > Integrations (Integraciones).
- Haz clic en el botón Connect Google Sheets Account (Conecta la cuenta de Google Sheets) y confirma la autorización.
- Ahora puedes comenzar a usar la integración de Google Sheets.
Agregar la acción Google Sheets a la automatización
Puedes agregar la acción de integración a una de tus automatizaciones. Cuando un contacto pase por esta acción, sus datos se enviarán a tu Google Sheet.
Crea una nueva hoja de trabajo en tu Google Docs y prepara los nombres de las columnas en la primera fila del documento de esta forma:
Ve a la automatización y crea un nuevo nodo de acción:
Selecciona las acciones de Google Sheets:
Configurar la acción de la hoja de trabajo
Acción de insertar fila
Esta función te permite enviar datos de Manychat a Google Sheets.
Selecciona la acción Insert row (Inserta fila), y aparecerá el asistente de Google Sheets.
Selecciona tu hoja de cálculo, hoja de trabajo y asigna los campos de Manychat a los campos de la hoja de trabajo. Todos los datos de tus contactos, campos de usuario personalizados, campos de bot o etiquetas están disponibles para enviar.
💡 Las etiquetas se exportan a la hoja de trabajo como valores de Verdadero o Falso, indicando si el contacto tiene la etiqueta correspondiente o no.
Una vez que la acción esté configurada, presiona el botón Save (Guarda).
Ahora puedes probar tu automatización, y los datos seleccionados aparecerán en la hoja de trabajo de la siguiente manera:
⚠️ Si quieres cambiar la estructura de tu hoja de trabajo, debes ir al asistente de la acción Google Sheets y actualizar los campos.
Obtener una fila de Google Sheets mediante un valor de búsqueda
Esta acción te permite importar datos desde Google Sheet a Manychat.
Selecciona la acción Get row by value (Obtén fila por valor), y aparecerá el asistente de Google Sheets.
Selecciona tu hoja de cálculo y hoja de trabajo.
Como columna de búsqueda, configura la columna de la hoja donde la integración buscará la información.
El valor de búsqueda se buscará en la columna de búsqueda. Puedes utilizar campos del sistema, campos de usuario personalizados, campos de bot o etiquetas como valor de búsqueda.
⚠️ Nota: Asegúrate de que el valor de búsqueda sea único para cada fila de la columna de búsqueda. Si la integración de Google Sheet no encuentra ningún valor idéntico al valor de búsqueda, no devolverá nada. Si tienes dos o más filas con los mismos valores, solo te devolverá la primera fila.
⚠️ Nota: Si es posible, evita buscar valores de búsqueda en las celdas que contienen fórmulas. Aunque estas configuraciones pueden funcionar, no podemos garantizar que funcionen al 100 %.
Haz que las columnas de tu hoja coincidan con los campos de Manychat. La información de las columnas seleccionadas se guardará en los campos establecidos.
Una vez que la acción esté configurada, presiona el botón Save (Guarda).
Ahora, revisemos la acción y veamos cómo funciona. Básicamente, cuando el contacto activa la acción Get row by value (Obtén fila por valor) en la automatización, Manychat toma un valor del campo establecido como valor de búsqueda y lo busca en la columna de búsqueda de la hoja.
En nuestro caso, buscará un valor del campo de usuario personalizado llamado User ID (Identificador de usuario) en la columna Customer ID (Identificador de cliente).
Como podemos ver, en nuestro ejemplo se debería seleccionar la siguiente fila:
A continuación, la integración verificará las columnas de la hoja que configuramos en la acción para que se guarden en los campos en Manychat.
Si la celda correspondiente tiene algún valor, se guardará en un campo específico. Si no seleccionas ningún campo para la columna, no se guardará ningún dato.
En nuestro ejemplo, guardamos el valor de la columna Favourite Food (Comida favorita) en el campo de usuario personalizado del mismo nombre.
Una vez ejecutada la automatización, el campo seleccionado se actualizará con el valor de Google Sheet.
Actualizar una fila existente
Esta función te permite actualizar la información de Google Sheet que ya completaste, utilizando una búsqueda en la columna de búsqueda y un campo personalizado como valor de búsqueda.
Crea una acción de Google Sheet y selecciona la subacción Update row (Actualiza fila).
Selecciona la hoja de cálculo, la hoja de trabajo, la columna de búsqueda y el valor de búsqueda. La acción buscará el valor de búsqueda en la columna de búsqueda de la hoja para encontrar la fila donde se debe actualizar la información. Este proceso es similar a cómo funciona la acción de obtener fila por valor.
Establece los campos con los datos que quieras actualizar en la columna correspondiente de la hoja de trabajo.
Presiona el botón Save (Guarda) para finalizar la configuración.
Una vez que se ejecute la automatización, la columna de la hoja de trabajo de configuración se volverá a llenar con el valor actual del campo.
Resolución de problemas
Los números se guardan en formato E+15
Para evitar tener números largos guardados en notación exponencial (2.81837E+15 en lugar de 2818370524879520), asegúrate de formatear las celdas de tu hoja como Plain Text (Texto sin formato) antes de pasar los datos a tu hoja.
Para hacer esto, abre tu hoja y ve a Format (Formato) > Number (Número) > Plain text (Texto sin formato):
Asegúrate de formatear las celdas como texto sin formato antes de pasar los datos a Google Sheet.
Los datos no se pasan a Google Sheets
Asegúrate de que los campos que estás usando para enviar datos desde Manychat a Google Sheets realmente contengan valores.
Si estás recopilando la información de tu contacto con bloques de recopilación de datos, no olvides guardar la respuesta en un campo del sistema:
O especifica un campo de usuario personalizado para almacenar las respuestas antes de intentar pasar esta información a Google Sheet:
Si notas un comportamiento extraño al pasar datos a Google Sheets, puedes intentar crear una nueva hoja y copiar allí la estructura.
Asegúrate de que la hoja que estás utilizando haya sido creada en tu cuenta y no esté compartida por otra persona. Esto puede provocar un comportamiento impredecible, por lo que es una buena idea simplemente copiar toda la hoja compartida a una nueva hoja creada en tu cuenta de Google.
Límite de la API de Google Sheets
La integración de Google Sheets tiene un límite de 150 solicitudes cada 60 segundos. Este límite se aplica a los usuarios que habilitaron esta integración en su cuenta de Google.
⚠️ Nota: si el usuario tiene varias cuentas de Manychat conectadas a una cuenta de Google, el límite se compartirá entre todas las cuentas de Manychat conectadas.
Llegar a este límite causa el siguiente error en Settings (Configuración) > Logs (Registros): "X o más solicitudes no se pudieron procesar debido al límite de la API de Google". No se ejecutará la acción de integración, pero se seguirá procesando la automatización.
Implementamos el monitoreo de las solicitudes que se realizan a Google Sheets por cada usuario. Todas las automatizaciones que disparen la integración y superen el límite se suspenderán en el punto de acción de integración hasta que puedan ejecutarse según el límite. En estos casos, verás una nueva advertencia en Settings (Configuración) > Logs (Registros): “X o más solicitudes superaron el límite de la API de Google y se limitarán y ejecutarán más tarde”.
⚠️ Nota: Las acciones que deben ejecutarse mediante disparadores y acciones no se pueden suspender, por lo que intentaremos ejecutarlas de todos modos sin verificar el límite.
Te recomendamos dividir tus contactos en grupos más pequeños para evitar superar el límite. Aquí hay un ejemplo de cómo puedes dividir tus contactos en una automatización usando la herramienta de aleatorización y el retraso inteligente con diferentes tiempos de retraso:
Se crea una nueva fila en lugar de actualizarse en Google Sheets
Si notas duplicados insertados en lugar de las filas actualizadas en Google Sheets con la acción de actualizar fila, intenta lo siguiente:
Asegúrate de especificar el Lookup Value (Valor de búsqueda) y la Lookup Column (Columna de búsqueda) correctos en la acción de actualizar fila:
A continuación, encontrarás algunos ejemplos de la Lookup Column (Columna de búsqueda):
Y algunos ejemplos del Lookup Value (Valor de búsqueda):
Si los valores están correctamente especificados, es posible que el formato de tu documento de Google Sheets esté causando este problema. Para solucionarlo, intenta seleccionar todas las celdas de tu hoja y formatearlas como Plain Text (Texto sin formato):
Si aún notas duplicados, intenta crear una nueva hoja vacía con la misma estructura y formatea las celdas como “Plain Text” (Texto sin formato). Luego, selecciona la nueva hoja en el bloque de la acción de actualizar fila y configura todos los campos correspondientes.
Can’t get sheets. backendError: Internal error encountered (No se pueden obtener las hojas. backendError: Se encontró una falla interna.)
Si alguna vez te encuentras con una falla como esta al seleccionar un determinado documento de Google Sheets en una de tus acciones de Google Sheets:
Debes verificar si hay algún dibujo fuera del lienzo de la hoja de trabajo en este documento. Asegúrate de verificar todas las hojas de trabajo del documento problemático de Google Sheets.
Así es como podría verse:
Si encuentras dibujos o cuadros de texto que excedan el lienzo actual de la hoja de cálculo, asegúrate de cambiar el tamaño del dibujo para que se ajuste a la hoja de cálculo actual o simplemente agrega algunas filas o celdas para que encaje. Como alternativa, puedes eliminar los dibujos de tus hojas de trabajo.
Luego de hacerlo, intenta seleccionar la hoja en la acción de Google Sheets nuevamente.